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Politique de confidentialité

 

 

Version en date du [23/08/2019]

 

Préambule

Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est entré en vigueur le 25 mai 2018 et vient compléter la législation en matière de protection des données à caractère personnel.

Pour votre information, une donnée à caractère personnel correspond à toute information relative à une personne physiqueidentifiée ou qui peut être identifiée, directement ou indirectement, par référence à un numéro d'identification ou à un ou plusieurs éléments qui lui sont propres(nom, prénom, adresse, mail, téléphone, numéro de contrat, numéro CB, ...).Un traitement de données à caractèrepersonnel désigne toute opération sur ce type de données(collecte, stockage, transmission, suppression, …), que cela soit sur papier ou informatique. Le responsable de traitementest la personne qui détermine ces finalités de chaque traitement et les moyenspour atteindre ces finalités.

Pour la Société NPS REUNION, la protection de vos données est une priorité. Aussi, dans un souci de transparence, la présente Politique de Confidentialité a pour objectif notamment de vous expliquer pourquoi vos données personnelles sont collectées et traitées par la Société NPS REUNION, en sa qualité de responsable de traitement, comment celles-ci sont traitées, quels sont les droits dont vous disposez sur vos données et comment vous pouvez les exercer.

La Société NPS REUNION se réserve le droit de modifier à tout moment la présente Politique de Confidentialité. Toute modification prendra effet immédiatement. Par conséquent, nous vous invitons à consulter régulièrement de notre Politique, accessible depuis toutes les pages du Site et ce, afin de vous tenir informé de la dernière version en ligne applicable. Pour les changements que nous estimons les plus significatifs, une notification sera faite sur le Site. Nous vous invitons également à vérifier la date indiquée sur la présente Politique afin de connaître la date de la dernière mise à jour.

 

Table des matières

1.      Pourquoi la Société NPS REUNION a-t-elle besoin de collecter vos données ?

2.     Quelles sont les données que la Société NPS REUNION collecte ?

3.     Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?

4.     Combien de temps sont conservées vos données ?

5.     Quels sont vos droits et comment les exercer ?

5.1.       Vos droits sur vos données

5.2.       L’exercice de vos droits

6.     Avec qui la Société NPS REUNION partage-t-elle vos données ?

7.     Vos données sont-elles transférées hors UE ?

8.         Comment la Société NPS REUNION sécurise-t-elle le traitement vos données ?

9.     Champs obligatoires

10.       Cookies

11.        Privacy by Design/by Default

12.  Accountability

 

 

1. Pourquoi la Société NPS REUNION a-t-elle besoin de collecter vos données ?

Les données que la Société NPS REUNION collecte sont nécessaires pour lui permettre de répondre aux finalités suivantes .

S’agissant des données des visiteurs du Site, pour :

  • Gérer les inscriptions des professionnels ayant un compte chez NPS, au catalogue en ligne et traiter les commandes passées en ligne. 
  • Gérer les cookies,

 

Pour les données des clients et prospects :

  • Gérer les contrats : gestion des devis, des commandes, des livraisons,de l’exécution du serviceou fourniture du biendes factures, des paiements ;
  • Tenirla comptabilité générale et les comptabilités auxiliaires,en particulier la gestion des comptes clients ;
  • Etablir desstatistiques financières ;
  • Réaliser des enquêtes de satisfactionet d’études clients comprenant sondage, test produit,statistiques commerciales,
  • Gérer les réclamations, leservice après-venteet les garanties,
  • Réaliser des actionsde prospection commercialeauprès des professionnels et de marketing (envoi de messages publicitaires, jeux-concours, parrainage, promotion) ;
  • Gérer les demandes de droit d'accès, de rectification et d'opposition ;
  • Gérer les impayés et le contentieux.

 

Pour ce qui concerne les données des Fournisseurs partenaires,

  • la gestion des fichiers fournisseurs : effectuer les opérations administratives liées aux contrats ; commandes ; livraisons et aux factures, à la comptabilité pour ce qui a trait à la gestion des comptes fournisseurs ;
  • fournir des sélections de fournisseurs pour les besoins de la Société NPS REUNION ;
  • entretenir une documentation sur les fournisseurs.

 

De façon générale, la Société NPS REUNION ne traite aucune de vos données à des fins incompatibles avec celles pour lesquelles elles ont été collectées, sauf accord préalable de votre part.

 

 

 

2. Quelles sont les données que la Société NPS REUNION collecte ?

La Société NPS REUNION collecte différents types de données personnelles vous concernant :

  • Les données personnelles que vous nous communiquez directement :
  • Lorsque vous remplissez un formulaire,
  • Lorsque vous remplissez une demande de devis, 
  • Lorsque vous passez commande,
  • Lors de l’établissement d’une facture,
  • Lors de la livraison de produits,
  • Lorsque vous participez à un jeu-concours, à une enquête, un sondage,
  • Lorsque vous contactez le service client pour poser une question, introduire une réclamation, ...

De façon générale, lorsque vous échangez avec la Société NPS REUNION de toute autre manière.

 

La communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, certaines informations, identifiées par un astéristique, sont indispensables à la Société NPS REUNIONpour traiter votre demande. Sans ces informations, la Société NPS REUNIONne pourra traiter votre demande.

 

  • Les données personnelles qui nous sont communiquées

Dans le cadre de la gestion commerciale, des données peuvent nousêtretransmises par NPS France.

 

  • Les données personnelles que nous collectons automatiquement

Nous collectons automatiquement certaines informations vous concernant lorsque vous accédez au Site de la Société NPS REUNION, notamment, les informations sur votre navigation. La Société NPS REUNION utilise des cookies et d'autres technologies de suivi pour collecter des informations vous concernant lorsque vous interagissez avec le Site de la Société NPS REUNION.

 

Pour en savoir plus sur les cookies et la manière de les désactiver, veuillez consulter la Politique Cookies.

 

3. Sur quel fondement juridique repose les traitements de vos données ?

La Société NPS REUNION collecte vos données personnelles pour les finalités décrites au point 1 de la présente Politique. Dans tous les cas, la Société NPS REUNION collecte vos données, uniquement lorsque leur collecte et leur traitement reposent sur un fondement juridique.

L’exécution des relations contractuelles avec la Société NPS REUNION

Vos données sont nécessaires à l’exécution du contrat auquel vous avez souscrit ou vous souhaitez souscrire.

  • Les opérations relatives à la gestion des clients : contrats, commandes, livraison,facture,
  • Le suivi de la relation client : gestion des réclamations, service après-vente, garanties.
  • Les opérations relatives à la gestion des fichiers fournisseurs : les opérations administratives liées auxcontrats, commandes, livraison, factures.

Sur cette base juridique contractuelle, tout refus de communiquer vos données personnelles empêchera la conclusion et l’exécution du contrat.

 

Le respect d’une obligation légale à laquelle est soumise la Société NPS REUNION

Certaines de vos données sont traitées par la Société NPS REUNIONpour,notamment :

  • répondre à ses obligations légales, notamment aux règles comptables applicables, en matière de gestion des comptes clients mais aussi des comptes fournisseurs,
  • gérer les demandes de droit d’accès, de rectification et d’opposition,
  • vérifier l’âgedu participant à un jeux concours.

 

Votre consentement

Sous réserve d’avoir obtenu votre consentement préalable, la Société NPS REUNIONpeut déposer des cookies dans les conditions décrites dans la Politique Cookies.

 

Les intérêts légitimes de la Société NPS REUNION

La Société NPS REUNIONpourra traiter vos données personnelles aux fins de poursuite de son intérêt légitimenotamment, pour :

  • réaliser des enquêtes de satisfaction,
  • sélectionner des clients pour des études, sondages, tests produit,
  • organiser des jeux-concours,
  • élaborer des statistiques financières, commerciales,
  • réaliser de la prospection commerciale à destination de professionnels,
  • gérer les impayés et les contentieux (et ne portant pas sur des infractions et/ou n'entraînant pas une exclusion de la personne du bénéfice d'un droit, d'une prestation ou d'un contrat),
  • sélectionner des fournisseurs,
  • tenir une documentation sur les fournisseurs.

 

4. Combien de temps sont conservées vos données ?

Vos données sont conservées par la Société NPS REUNION pendant le temps nécessaire à la réalisation des finalités visées au point 1 des présentes, majorées des délais légaux de prescription.

 

Concernant les données des clients et prospects

Les données vous concernant et qui sont nécessaires à l’exécution d’un contrat sont conservées pendant la durée de la relation contractuelle. Elles peuvent également être conservées par la Société NPS REUNIONpour la gestion des activités commerciales, y compris pour celles relatives à la prospection commerciale, pour une durée de 3 ans à compter du dernier contact que vous avez eu avec la Société NPS REUNION(par exemple, si vous êtes client, un achat ou la date d’expiration d’une garantie ou, si vous êtes prospect,un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courrier électronique). Après l’exécution du contrat, la SociétéNPS REUNIONpourra être amenée à archiver certaines de vos données pour répondre à des obligations comptables ou fiscales ou à des fins probatoires, en cas de litige ou de réclamation, dans la limite du délai de prescription applicable. 

En cas d'exercice du droit d'accès ou de rectification (cf. article 5), les données relatives à votre pièce d'identité seront conservées pendant un délai d’un (1) an.Si vous exercez votre droit d'opposition (cf. article 5) à recevoir de la prospection commerciale auprès de la Société NPS REUNION, les informations permettant de prendre en compte votre droit d'opposition seront conservées au minimum trois (3) ans à compter de l'exercice de ce droit. Ces données neseront en aucun cas utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte de ce droit seront conservées (par exemple, l'adresse électronique).

Vos données relatives à votre carte bancaire ne sont en aucun cas collectées par la Société NPS REUNION.

Les cookies seront conservés pendant 13 mois maximum puis supprimés.

Dans le cadre de l’organisation d’un jeu concours, les données collectées seront conservées pour toute la durée du jeu concours jusqu’à l’attribution des lots gagnés.

 

En matière d’enquête, sondage, étude, test produit, vos données seront conservées le temps de la réalisation de l’enquête, sondage, étude, test produit.

 

Concernantles fichiers Fournisseurs partenaires

Les données à caractère personnel recueillies à l’occasion de la gestion des fichiers fournisseurs sont conservées conformément aux dispositions légales applicables.

Pour de plus amples informations sur les durées de conservation de vos données, vous pouvez vous rapprocher du DPO de la Société NPS REUNION (Cf. Article 5.2 de la présente Politique).

 

5. Quels sont vos droits et comment les exercer ?

    5.1 Vos droits sur vos données

 

Droit d’accès à vos données

Vous pouvez obtenir de la Société NPS REUNION la confirmation que vos données sont ou ne sont pas traitées et, lorsqu'elles le sont, l'accès à l’ensemble des données et informations détenu par la Société NPS REUNION.

 

Droit de rectification de vos données

Vous pouvez obtenir de la Société NPS REUNION, dans les meilleurs délais, la rectification des données vous concernant qui seraient inexactes ou erronées. Vous pouvez également demander que vos données soient complétées, le cas échéant.

 

Droit à l’effacement de vos données

Sauf exceptions légales, vous pouvez demander à la Société NPS REUNION l'effacement, dans les meilleurs délais, de vos données, si notamment, vous estimez que le traitement réalisé par la Société NPS REUNION sur vos données n’est plus nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles ont été collectées.

 

Droit à la portabilité de vos données

Vous avez la possibilité de récupérer une partie de vos données dans un format ouvert et lisible par une machine ou de demander à la Société NPS REUNION de les transmettre à un autre organisme. Seules sont concernées par ce droit, les données que vous avez fournies activement et consciemment à la Société NPS REUNION (par exemple, les données que vous avez renseignées dans un formulaire en ligne) ou les données générées lors de l’utilisation d’un service ou d’un dispositif dans le cadre de la conclusion ou de la gestion de votre contrat, et qui sont traitées de manière automatisée, sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat.

Droit d’opposition

Vous pouvez vous opposer à ce que vos données soient utilisées pour un objectif précis. Vous devez alors mettre en avant des raisons tenant à votre situation particulière, sauf en cas de prospection commerciale, à laquelle vous pouvez vous opposer sans motif. Vous pouvez vous opposer à la diffusion de publicité ciblée (Cookies).

                                                                                                                                          

Droit à la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez demander à la Société NPS REUNION de conserver vos données sans pouvoir les utiliser, dans l’un des cas suivants :

  • vous contestez l’exactitude des données utilisées par la Société NPS REUNION,
  • vous vous opposez à ce que vos données soient traitées,
  • en cas d’usage illicite mais vous vous opposez à leur effacement,
  • vous en avez besoin pour la constatation, l'exercice ou la défense de droits en justice.

 

Droit de retirer votre consentement au traitement de vos données

Pour retirer votre consentement aux cookies, vous pourrez le faire selon les modalités mentionnées dans la Politique Cookies.

Droit de donner des directives post mortem

Vous avez la possibilité de définir des directives relatives à la conservation, à l'effacement et à la communication de vos données après votre décès. Ces directives définissent la manière dont vous souhaitez que soient exercés, après votre décès, vos droits sur vos données. Vous pouvez nous transmettre ces directives en adressant au DPO de NPS REUNION (Cf. article 5.2), un courrier, mentionnant en objet « Directives post mortem ». Vous pouvez, à tout moment, modifier ou révoquer vos directives.

 

Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

Si vous considérez que vos droits ne sont pas respectés ou que la protection de vos données n’est pas assurée conformément au RGPD, vous pouvez, à tout moment, introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle compétente (en France, la CNIL), directement sur le Site de la CNIL ou par voie postale à : CNIL - 3 Place de Fontenoy - TSA 80715 - 75334 PARIS CEDEX 07.

 

    5.2 L’exercice de vos droits

 

Pour exercer l’un de vos droits, adressez votre demande :

ou

  • Par courrier : NPS REUNION, A l’attention du DPO, 150 chemin de la Balance - 97410 Saint-Pierre. 

 

Toute demande doit préciser, en objet, le motif de la demande (exercice du droit d’accès, d’opposition, …) et la société concernée par la demande (NPS REUNION). La demande doit également être accompagnée d’un justificatif d’identité (n° client, par exemple, si vous êtes client de la Société NPS REUNION) et préciser l’adresse à laquelle doit parvenir la réponse.

La Société NPS REUNION vous adressera sa réponse dans un délai maximum d’un (1) mois, à compter de la date de réception de votre demande. Ce délai peut toutefois être prolongé de deux (2) mois en raison de la complexité et du nombre de demandes. Si vous estimez, après avoir contacté la Société NPS REUNION, que vos droits Informatique et Libertés ne sont pas respectés, vous pouvez adresser une réclamation à la CNIL (Cf. article 5.1).

 

Prospection commerciale des professionnels

Sauf opposition expresse et préalable de votre part, lorsque vous êtes un professionnel, vos données peuvent être utilisées à des fins de prospection commerciale. À tout moment, vous pourrez vous opposer à la réception de nouvelles sollicitations ; NPS REUNION s’engage à chaque prospection à vous proposer un moyen simple de vous y opposer.

 

De manière générale, pour toute question relative à la présente politique de protection des données ou pour toute demande relative à la gestion de vos données personnelles par la Société NPS REUNION, vous pouvez adresser votre demande par email ou par courrier, comme indiqué ci-dessus.

 

6. Avec qui la Société NPS REUNION partage-t-elle vos données ?

La Société NPS REUNION est également susceptible de transmettre vos données aux entités suivantes lorsque cela est rendu nécessaire pour répondre à l’une des finalités visées au point 1 des présentes :

En matièrede gestion des fichiers clients et prospects, peuvent avoir accès à vos données ou être destinataires de vos données :

  • le personnel habilité du service marketing, du service commercial, des services chargés de traiter la relation client et la prospection, des services administratifs, des services logistiques et informatiques ainsi que leurs responsables hiérarchiques ;
  • le personnel habilité des services chargés du contrôle (commissaire aux comptes, services chargés des procédures internes du contrôle...) ;
  • le personnel habilité des sous-traitants dès lors que le contrat signé entre les sous-traitants et le responsable du traitement fait mention des obligations incombant aux sous-traitants en matière de protection de la sécurité et de la confidentialité des données (article 28 RGPD) et précise notamment les objectifs de sécurité devant être atteints ;
  • les partenaires, les sociétés extérieures ou les filiales d'un même groupe de sociétés ;
  • les organismes, les auxiliaires de justice et les officiers ministériels, dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances.

 

En matière de gestion des fichiers fournisseurs, vos données peuvent être transmises :

  • aux personnels chargés du service des achats, des services administratifs et comptables, leurs supérieurs hiérarchiques ainsi que les personnes liées contractuellement à l’entreprise ou à l’organisme pour assurer sa comptabilité ;
  • aux personnes chargées du contrôle (commissaires aux comptes, experts-comptables, service chargé des procédures internes de contrôle) ;
  • aux entreprises extérieures liées contractuellement pour l’exécution du contrat ;
  • aux organismes publics, exclusivement pour répondre aux obligations légales ;
  • aux auxiliaires de justice et les officiers ministériels dans le cadre de leur mission de recouvrement de créances ;
  • aux organismes financiers teneurs des comptes mouvementés.

 

7. Vos données sont-elles transférées hors UE ?

Vos données sont hébergéessurdes serveurs sécurisés et situés en France.  Si vos données venaient à être transférées hors UE, par le biais de nos sous-traitants notamment, la Société NPS REUNION apporteraune attention toute particulière à ce que ces derniers traitent vos donnéesdans le plus strict respect de la règlementation en vigueur en matière de protection des données personnelles.

 

8. Comment la Société NPS REUNION sécurise-t-elle le traitement vos données ?

La Société NPS REUNIONmet en œuvre toutes les mesures techniques, physiques et organisationnelles pour assurer la sécurité et la confidentialité de vos données lors de la collecte, du traitement et du transfert de vos données. Les infrastructures de la Société NPS REUNION sont protégées contre les logiciels malveillants (virus, spyware, …). L’accès physique et distant aux serveurs hébergeant les données est contrôlé. La sécurité de votre terminal, à partir duquel vous vous connectez à notre Site, relève de votre responsabilité. 

Dans le cas où la Société NPS REUNION serait susceptiblede faire appel à des prestataires pour traiter une partie de vos données, elle s’engageà vérifier qu’ils présentent des garanties suffisantes pour assurer la protection des données personnelles qui leur sont confiées et à leur faire signerdes clauses de confidentialité conformes à l’article 28 du RGPD.

En cas de violation de données à caractère personnel, c'est-à-dire en cas d’incident de sécurité, d’origine malveillante ou non et se produisant de manière intentionnelle ou non, ayant comme conséquence de compromettre l’intégrité, la confidentialité ou la disponibilité de vos données personnelles, nous nous engageons à respecter les obligations suivantes :

POUR VOUS, LA VIOLATION DES DONNEES ENGENDRE

AUCUN RISQUE

UN RISQUE

UN RISQUE ELEVE

Documentation interne, dans le « registre des violations »

X

X

X

Notification à la CNIL, dans un délai maximal de 72h

-

X

X

Nous vous en informonsdans les meilleurs délais

-

-

X

Le « registre des violations » contient les éléments suivants :

  • la nature de la violation ;
  • les catégories et le nombre approximatif des personnes concernées ;
  • les catégories et le nombre approximatif de fichiers concernés ;
  • les conséquences probables de la violation ;
  • les mesures prises pour remédier à la violation et, le cas échéant, pour limiter les conséquences négatives de la violation ;
  • le cas échéant, la justification de l’absence de notification auprès de la CNIL ou d’information aux personnes concernées.

Pour autant, et conformément à la réglementation en vigueur, la Société NPS REUNION n’est pas tenue de vous informer d’une violation dans les cas suivants :

  • vos données à caractère personnel sont protégées par des mesures les rendant incompréhensibles pour toute personne qui n'est pas autorisée à y avoir accès ;
  • des mesures ont été prises afin quele risque ne soit plus susceptible de se matérialiser ;
  • cette communication exige pour nous des efforts disproportionnés, ne disposant notamment d’aucun élément permettant de vous contacter pour vous en informer.

 

9. Champs obligatoires

Les champs indiqués par un astérisque dans nos formulaires sont obligatoires. A défaut de réponse, votre demandene sera pas prise en compte. L’obligation de fourniture des données demandées est contractuelle, car nécessaire à l’exécution du contrat auquel vous être partieou de mesures précontractuelles réalisées à votre demande, notamment en cas de demande d’informations ou de devis concernant nos produits et services

10. Cookies

Pour consulter notre Politique Cookies, veuillez cliquer ici.

11. Privacy by Design/by Default

La Société NPS REUNION s’engage à intégrer la protection des données à caractère personnel dès la conception d’un projet, d’un service ou de tout autre outil lié à la manipulation de données personnelles, notamment la minimisation des données à caractère personnel, la limitation des finalités de la collecte de données, le respect de l’intégrité et de la confidentialité des données, la limitation des durées de conservation.

 

12. Accountability

Afin de respect de principe d’Accountability, la Société NPS REUNION :

  • adopte des procédures internes dans le but d’assurer le respect du règlement (charte informatique, charte de protection des données à caractère personnel) ;
  • conserve une trace documentaire de tout traitement effectué sous sa responsabilité ou de celle du sous-traitant (tenue du registre des traitements, accords de confidentialité des salariés et des prestataires, politique de sécurité de l’entreprise, procédures de gestion des demandes d’accès, de rectification, d’opposition...) ;
  • réalise des analyses d’impact (PIA) pour les traitements présentant des risques particuliers au regard des droits et libertés.

L’objectif est de fournir une documentation riche permettant de démontrer à tout instant le respect des règles relatives à la protection des données.

 

 

 


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